Image by Michal Jarmoluk from Pixabay.com
Obowiązkowe elektroniczne fakturowanie zmieniło sposób dokumentowania sprzedaży w polskich firmach i postawiło przed księgowymi nowe pytania dotyczące poprawiania błędów na fakturach oraz rozliczeń z partnerami spoza Polski. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga dziś innego podejścia do korygowania pomyłek, a nabywcy stracili możliwość samodzielnego poprawiania danych notą korygującą. Eksperci Poradnika Przedsiębiorcy porządkują w jednym miejscu obowiązujące zasady korekt oraz reguły dotyczące obrotu zagranicznego, przydatne przy rozliczeniach VAT w 2026 roku.
Po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienił się katalog sytuacji wymagających poprawienia dokumentu sprzedaży oraz forma, w jakiej taka poprawka musi trafić do nabywcy. Artykuł 106j ustawy o podatku od towarów i usług wskazuje, że fakturę korygującą wystawia się zawsze, gdy po wystawieniu pierwotnego dokumentu zmieniła się podstawa opodatkowania lub kwota podatku, doszło do zwrotu towaru bądź opakowania, sprzedawca zwrócił nabywcy całość lub część zapłaty albo w jakiejkolwiek pozycji faktury stwierdzono pomyłkę. Praktyczna odpowiedź na pytanie jak zrobić korektę faktury w KSeF zaczyna się od ustalenia, która z tych okoliczności dotyczy konkretnej transakcji, ponieważ od tego zależy zakres danych w dokumencie poprawiającym. Faktura korygująca w nowym systemie przyjmuje formę ustrukturyzowaną, a jej obligatoryjnym elementem stał się numer identyfikujący w KSeF dokument pierwotny. Wyjątek dotyczy jedynie faktur, które nigdy nie otrzymały takiego numeru, na przykład wystawionych przed wejściem obowiązku elektronicznego fakturowania. Sprzedawca poprawiający kilka dokumentów jednocześnie w ramach jednej korekty zbiorczej musi przy każdej pozycji wskazać odrębny numer faktury pierwotnej. Przepisy pozwalają również na wystawienie zbiorczej korekty z tytułu opustu lub obniżki ceny udzielonej jednemu odbiorcy w danym okresie, a dokument taki może nie zawierać nazwy poszczególnych towarów lub usług, jeśli poprawka obejmuje całość dostaw zrealizowanych na rzecz tego kontrahenta.
Zmianą korzystną dla sprzedawców stało się uproszczenie rozliczania korekt zmniejszających podstawę opodatkowania, czyli tak zwanych korekt in minus. Zgodnie z artykułem 29a ustawy o VAT obniżenie podstawy opodatkowania następuje już w okresie rozliczeniowym, w którym faktura korygująca trafiła do systemu, bez potrzeby zbierania dodatkowych potwierdzeń odbioru od nabywcy, jakie obowiązywały wcześniej przy fakturach papierowych. Zupełnie inaczej wygląda sytuacja po stronie nabywcy. Likwidacja noty korygującej, czyli uchylenie dotychczasowego artykułu 106k ustawy o VAT, odebrała kupującym możliwość samodzielnego poprawiania błędów formalnych, takich jak nieaktualny adres czy literówka w nazwie firmy. Po zauważeniu pomyłki przedsiębiorca musi zwrócić się do sprzedawcy z prośbą o wystawienie faktury korygującej, nawet jeśli błąd nie wpływa na podstawę opodatkowania ani kwotę podatku. Ten obowiązek dotyczy każdej niezgodności na dokumencie i przenosi większą część pracy administracyjnej na stronę wystawiającą fakturę. Odrębną procedurę przewidziano dla pomyłki w numerze identyfikacji podatkowej nabywcy, ponieważ system udostępnia dokument podmiotowi przypisanemu do wskazanego numeru. Sprzedawca przesyła fakturę korygującą zerującą dokument z błędnym numerem, a następnie wystawia nową fakturę pierwotną z prawidłowymi danymi nabywcy. Krajowy System e-Faktur nie ogranicza przy tym liczby korekt wystawianych do jednej faktury sprzedaży.
Obowiązek elektronicznego fakturowania wchodził w życie w kilku etapach rozłożonych na 2026 rok. Od 1 lutego dotyczy podatników, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych, od 1 kwietnia objął wszystkich pozostałych przedsiębiorców, a najmniejsi podatnicy rozliczający miesięcznie sprzedaż do 10 tysięcy złotych brutto mogą korzystać z odroczenia do 1 stycznia 2027 roku. Krajowy system e-faktur (KSeF) obejmuje sprzedaż krajową oraz transakcje z partnerami zagranicznymi, choć nie każdy dokument trafia do systemu na takich samych zasadach. Obowiązek elektronicznego fakturowania nie rozciąga się automatycznie na każdą sprzedaż realizowaną poza granicami Polski, ponieważ przepisy przewidują kilka istotnych wyłączeń. Pytanie o faktury zagraniczne a KSeF rozstrzyga się więc dla każdej transakcji odrębnie, w zależności od nabywcy i charakteru sprzedaży. Poza systemem pozostaje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, czynności podmiotów zagranicznych nieposiadających w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, a także sprzedaż rozliczana w procedurach szczególnych VAT OSS oraz IOSS. Jeśli transakcja nie podlega żadnemu z tych wyłączeń, sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną, a przekazuje ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony, na przykład jako plik PDF, w formie papierowej albo poprzez kod QR z podglądem dokumentu. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów oraz eksport towarów na rzecz firmy poza Unią Europejską muszą trafić do KSeF, choć zagraniczny odbiorca zwykle nie ma dostępu do polskiej platformy rządowej. Inaczej traktowana jest sprzedaż w procedurze VAT OSS na rzecz zagranicznych osób fizycznych, ponieważ takie faktury nie muszą być rejestrowane w systemie i trafiają do odbiorcy bezpośrednio.
Samofakturowanie rozstrzygnięto dwustronnie. Gdy partner z innego kraju upoważnia polskiego przedsiębiorcę do wystawiania faktur w jego imieniu, dokumentowanie sprzedaży w KSeF pozostaje obowiązkowe, a faktura trafia do odbiorcy w formie wizualizacji wraz z kodem QR lub linkiem do podglądu. W sytuacji odwrotnej, gdy zagraniczny nabywca wystawia fakturę na rzecz polskiego podatnika, dokument jest wyłączony z obowiązku przejścia przez KSeF na podstawie rozporządzenia opartego na artykule 106s ustawy o VAT. Osobną kwestią pozostają faktury od dostawców zagranicznych bez polskiego numeru identyfikacji podatkowej, na przykład przy zakupie licencji platform technologicznych. Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że system nie służy do raportowania dokumentów pochodzących od podmiotów zagranicznych bez polskiego NIP, dlatego takie faktury kosztowe są księgowane na dotychczasowych zasadach, poza Krajowym Systemem e-Faktur. Funkcjonowanie systemu przekłada się też na korzyści takie jak skrócenie czasu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni oraz zwolnienie z obowiązku archiwizowania faktur. Do końca 2026 roku trwa okres przejściowy bez sankcji za błędy związane z wdrożeniem, po jego zakończeniu kara za naruszenie obowiązków może wynieść nawet 100 procent kwoty podatku wykazanego na fakturze.
